Progep conta agora com protocolo exclusivo para seus processos

O protocolo da Pró-Reitoria de Gestão e Desenvolvimento de Pessoal (Progep) será responsável pelo recebimento de todos os processos que são de competência da Pró-reitoria, bem como realizará todas as atividades de protocolo que atualmente são realizadas pela Divisão de Comunicação do Arquivo Central e pela Pró-Reitoria de Administração (Proad).

A criação da unidade desconcentrada de protocolo na Progep faz parte de um plano maior de desconcentração e tem como objetivo propor melhorias para o sistema de protocolo da instituição, a fim de garantir maior agilidade no cadastramento de processos, melhor atendimento às demandas, redução no tempo de realização dos procedimentos de protocolo, melhorias no ambiente de trabalho da Divisão de Comunicação, entre outros.

A Progep, enquanto unidade responsável pela valorização e desenvolvimento do servidor, é uma das maiores demandantes de processos administrativos da Universidade Federal do Pará (UFPA). Conforme mostram os dados coletados nos relatórios de movimentação de processos do Sistema Integrado Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC – Módulo Protocolo), referentes ao período de 2014 a 2018, em média, 8.621 processos são enviados anualmente da Divisão de Comunicação (Protocolo Geral) à Pró-reitoria.

Cristian Mayko, arquivista responsável pelo treinamento dos servidores da Pró-reitoria, ressalta, "O arquivo central consegue trabalhar com um volume menor de demandas com essa desconcentração. E o próximo passo é modernizar, estamos em fase de adequação de processos físicos para processos digitais, trazendo mais avanços para a instituição".

Para o Pró-reitor da Progep, Raimundo Almeida, a ação terá benefícios, "O principal ganho será na agilidade dos processos. Depois da entrada no Protocolo Geral os processos demoravam uma média de 3 dias para chegar na unidade, agora, dependendo do volume, o processo poderá ser recebido no mesmo dia que for protocolado". Pontua Raimundo.